Ισχύει από: [ημερομηνία δημοσίευσης] · Έκδοση: 1.0

1. Ποιοι είμαστε

Το mailbox.post.gr παρέχεται από την SHIBUI Μ.ΕΠΕ (ΑΦΜ 099371948, [ΔΟΥ], έδρα [οδός, αριθμός, ΤΚ, πόλη], αρ. ΓΕΜΗ [αριθμός]), στο εξής «εμείς». Για κάθε θέμα προσωπικών δεδομένων επικοινωνήστε μαζί μας από τη σελίδα Επικοινωνία. Απαντάμε το αργότερο μέσα σε έναν μήνα.

Η παρούσα πολιτική καλύπτει τον ιστότοπο mailbox.post.gr και τις διευθύνσεις των παρόχων της μορφής όνομα.mailbox.post.gr.

2. Δύο διαφορετικοί ρόλοι

Η υπηρεσία μας χρησιμοποιείται από παρόχους (εικονικά γραφεία, παρόχους έδρας, επιχειρηματικά κέντρα) για να διαχειρίζονται την αλληλογραφία των δικών τους πελατών. Γι' αυτό έχουμε δύο ρόλους:

Υπεύθυνος επεξεργασίας είμαστε εμείς για τα δεδομένα των επισκεπτών του ιστότοπου, των ανθρώπων που μας γράφουν και των διαχειριστών και του προσωπικού των παρόχων (ενότητες 3–5).
Εκτελών την επεξεργασία είμαστε εμείς για τα δεδομένα που ο κάθε πάροχος καταχωρίζει για τους πελάτες του: ονόματα, στοιχεία επικοινωνίας, φωτογραφίες φακέλων (ενότητα 6). Υπεύθυνος επεξεργασίας για αυτά είναι ο πάροχος. Αν είστε πελάτης ενός παρόχου και λαμβάνετε email από το σύστημά μας με το όνομά του, απευθυνθείτε πρώτα σε εκείνον· εμείς τον βοηθάμε να σας απαντήσει.

3. Τι επεξεργαζόμαστε ως υπεύθυνος επεξεργασίας

Ποιος	Δεδομένα	Σκοπός	Νομική βάση	Διατήρηση
Επισκέπτες του ιστότοπου	Διεύθυνση IP, τύπος προγράμματος περιήγησης, σελίδες που ζητήθηκαν, ώρα (αρχεία καταγραφής διακομιστή)	Λειτουργία και ασφάλεια του ιστότοπου, αντιμετώπιση σφαλμάτων	Έννομο συμφέρον (άρθ. 6 παρ. 1 στ΄ ΓΚΠΔ)	[30] ημέρες
Όσοι συμπληρώνουν τη φόρμα επικοινωνίας	Όνομα, email, εταιρεία (προαιρετικά), θέμα, μήνυμα, γλώσσα, διεύθυνση IP	Να σας απαντήσουμε· προστασία από αυτοματοποιημένη αποστολή	Προσυμβατικά μέτρα κατόπιν αιτήματός σας (άρθ. 6 παρ. 1 β΄) και έννομο συμφέρον	12 μήνες από την αποστολή
Όσοι ζητούν δοκιμαστικό περιβάλλον ή δωρεάν δοκιμή	Όνομα, email, εταιρεία, ΑΦΜ και ιστότοπος της επιχείρησης, τηλέφωνο, αριθμός θυρίδων, γλώσσα, IP, το αποτέλεσμα ελέγχου του ΑΦΜ από δημόσια μητρώα (ΑΑΔΕ/VIES)	Να ανοίξουμε το δοκιμαστικό ή τον λογαριασμό σας και να επιβεβαιώσουμε ότι πρόκειται για πραγματική επιχείρηση	Προσυμβατικά μέτρα κατόπιν αιτήματός σας	12 μήνες αν δεν προχωρήσετε· διαφορετικά όσο διαρκεί η σχέση μας
Διαχειριστές και προσωπικό παρόχων	Όνομα, email, κωδικός (αποθηκεύεται μόνο κρυπτογραφημένος), ρόλος, γλώσσα, στοιχεία δεύτερου παράγοντα ταυτοποίησης, συσκευές που συνδέθηκαν (τύπος, IP, τελευταία χρήση), ενέργειες μέσα στην εφαρμογή (ποιος ταξινόμησε, διόρθωσε ή υπέγραψε τι και πότε)	Σύνδεση, ασφάλεια, και το ημερολόγιο διαλογής που είναι βασική λειτουργία της υπηρεσίας	Εκτέλεση της σύμβασης με τον πάροχο (άρθ. 6 παρ. 1 β΄)· έννομο συμφέρον για την ασφάλεια	Όσο ο λογαριασμός είναι ενεργός· ανενεργές συσκευές διαγράφονται μετά από 30 ημέρες· το ιστορικό ενεργειών ακολουθεί τη διατήρηση της ενότητας 6
Υπεύθυνοι τιμολόγησης των παρόχων	Επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση, όνομα και email επικοινωνίας, ειδοποιήσεις πληρωμής και τιμολόγια	Τιμολόγηση και φορολογικές υποχρεώσεις	Εκτέλεση σύμβασης και έννομη υποχρέωση (άρθ. 6 παρ. 1 γ΄)	Όσο ορίζει η φορολογική νομοθεσία από το τέλος της χρήσης (σήμερα τουλάχιστον πέντε έτη)

Δεν αγοράζουμε, δεν πουλάμε και δεν συνδυάζουμε δεδομένα από τρίτες πηγές. Δεν χρησιμοποιούμε εργαλεία διαφημιστικής παρακολούθησης.

4. Cookies

Χρησιμοποιούμε cookies που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία ή που αποθηκεύουν μια επιλογή που κάνατε εσείς. Στις δημόσιες σελίδες του mailbox.post.gr (όχι μέσα στην εφαρμογή, όχι στις διευθύνσεις των παρόχων) χρησιμοποιούμε επίσης Google Analytics για στατιστικά επισκεψιμότητας, μόνο αν το αποδεχθείτε στο σχετικό μήνυμα. Αν το απορρίψετε, δεν φορτώνεται καθόλου. Μπορείτε να αλλάξετε την επιλογή σας οποιαδήποτε στιγμή από τον σύνδεσμο «Ρυθμίσεις cookies» στο κάτω μέρος κάθε σελίδας. Δεν χρησιμοποιούμε cookies διαφήμισης.

Cookie	Τι κάνει	Διάρκεια
`mailboxpostgr-session`	Κρατά τη σύνδεσή σας και προσωρινές επιλογές (π.χ. γλώσσα). Κρυπτογραφημένο.	2 ώρες αδράνειας, ή έως 1 χρόνο αν επιλέξετε «Να με θυμάσαι»
`XSRF-TOKEN`	Προστασία των φορμών από πλαστογράφηση αιτημάτων	2 ώρες
`postgr_device`	Μόνο για το προσωπικό παρόχων: αναγνωρίζει το κινητό που συνδέθηκε με κωδικό QR, ώστε να μη χρειάζεται νέα σύνδεση κάθε μέρα. Ο διαχειριστής μπορεί να το ανακαλέσει οποιαδήποτε στιγμή.	90 ημέρες, ανανεώνεται με τη χρήση
`appearance`, `sidebar_state`	Η επιλογή σας για φωτεινή ή σκούρα εμφάνιση και για το πλευρικό μενού	1 χρόνος
`cookie-consent`	Η επιλογή σας για τα cookies ανάλυσης (αποθηκεύεται στον browser σας, δεν στέλνεται πουθενά)	6 μήνες
`_ga`, `_ga_*`	Μόνο αν αποδεχθείτε: Google Analytics, για να μετράμε επισκέψεις και ποιες σελίδες βοηθούν (με περικομμένη διεύθυνση IP)	έως 14 μήνες

5. Σε ποιους διαβιβάζονται δεδομένα

Δεν πουλάμε και δεν παραχωρούμε δεδομένα. Συνεργαζόμαστε με τους παρακάτω παρόχους υπηρεσιών (εκτελούντες την επεξεργασία), όλοι με έδρα ή επεξεργασία στην ΕΕ ή σε χώρα με απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής:

Συνεργάτης	Ρόλος	Τόπος επεξεργασίας
Hetzner Online GmbH	Φιλοξενία διακομιστών και βάσης δεδομένων· αποστολή email	Γερμανία
Mistral AI SAS	Ανάγνωση φωτογραφιών φακέλων (ενότητα 7)	Γαλλία
pCloud AG	Κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας (κρυπτογραφούνται πριν φύγουν από τον διακομιστή μας· ο συνεργάτης δεν μπορεί να τα διαβάσει)	[Λουξεμβούργο] (εταιρεία με έδρα την Ελβετία)
Oxygen Pelatologio (Oxygen Digital Services Α.Ε.)	Έκδοση ειδοποιήσεων πληρωμής και τιμολογίων προς παρόχους, διαβίβαση στο myDATA, σύνδεσμοι πληρωμής. Λαμβάνει μόνο στοιχεία τιμολόγησης παρόχων, ποτέ δεδομένα πελατών τους.	Ελλάδα
Google Ireland Limited	Στατιστικά επισκεψιμότητας των δημόσιων σελίδων (Google Analytics μέσω Google Tag Manager), μόνο αν το αποδεχθείτε	Ιρλανδία· πιθανή διαβίβαση στις ΗΠΑ βάσει του Πλαισίου Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ
Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES)	Αποστολή email, όταν ενεργοποιηθεί	Γερμανία (Φρανκφούρτη)

Δημόσιες αρχές λαμβάνουν δεδομένα μόνο όταν το επιβάλλει ο νόμος. Θα ενημερώνουμε τους παρόχους για κάθε αλλαγή στον παραπάνω κατάλογο τουλάχιστον 30 ημέρες πριν ισχύσει.

6. Τα δεδομένα των πελατών των παρόχων (εμείς ως εκτελών την επεξεργασία)

Όταν ένας πάροχος χρησιμοποιεί την υπηρεσία, καταχωρίζει για κάθε πελάτη του: τον αριθμό θυρίδας, την επωνυμία ή το όνομα, τυχόν ΑΦΜ, ονόματα προσώπων που παραλαμβάνουν αλληλογραφία, και τις επαφές που ενημερώνονται (όνομα, email, τηλέφωνο, γλώσσα). Για κάθε τεμάχιο αλληλογραφίας αποθηκεύεται φωτογραφία του φακέλου, το κείμενο που διαβάστηκε από αυτόν, η θυρίδα, ο τύπος (επιστολή, δέμα, συστημένο), τυχόν χρεώσεις φύλαξης, και το ιστορικό: ποιος το ταξινόμησε, πότε, ποιος ενημερώθηκε και αν το email παραδόθηκε.

Επεξεργαζόμαστε αυτά τα δεδομένα αποκλειστικά σύμφωνα με τις οδηγίες του παρόχου και με βάση τη σύμβαση μαζί του (όροι χρήσης, ενότητα «Προσωπικά δεδομένα»). Συγκεκριμένα:

Στέλνουμε email στις επαφές που όρισε ο πάροχος, με το όνομά του και με διεύθυνση απάντησης τη δική του. Κάθε email έχει σύνδεσμο διακοπής με ένα κλικ· η διακοπή εφαρμόζεται αμέσως και ο πάροχος την βλέπει.
Οι φωτογραφίες φακέλων δεν είναι ποτέ δημόσια προσβάσιμες· τις βλέπουν μόνο το προσωπικό του παρόχου μέσα στην εφαρμογή και οι επαφές της θυρίδας μέσα στο email τους. Το προσωπικό του παρόχου δεν βλέπει τα email των επαφών.
Τα δεδομένα κάθε παρόχου είναι λογικά διαχωρισμένα από κάθε άλλου και προσβάσιμα μόνο από τη δική του διεύθυνση.
Διατήρηση: ο πάροχος αποφασίζει πόσο καιρό κρατά τις φωτογραφίες και το ιστορικό. [Προεπιλογή: οι φωτογραφίες διαγράφονται 12 μήνες μετά την παραλαβή· το ιστορικό χωρίς φωτογραφία παραμένει όσο ο πάροχος είναι πελάτης μας.] Στη λήξη της συνεργασίας ο πάροχος εξάγει τα δεδομένα του και εμείς τα διαγράφουμε μέσα σε 30 ημέρες, με εξαίρεση ό,τι ο νόμος μας υποχρεώνει να κρατήσουμε.
Αν είστε πελάτης παρόχου και θέλετε πρόσβαση, διόρθωση ή διαγραφή, απευθυνθείτε στον πάροχό σας. Αν μας γράψετε απευθείας, θα σας απαντήσουμε και θα ενημερώσουμε τον πάροχο.

7. Ανάγνωση φακέλων με τεχνητή νοημοσύνη

Για να προταθεί η σωστή θυρίδα, η φωτογραφία του φακέλου αποστέλλεται σε υπηρεσία ανάγνωσης κειμένου της Mistral AI (Γαλλία), με επί πληρωμή επιχειρηματική σύμβαση που απαγορεύει τη χρήση των δεδομένων για εκπαίδευση μοντέλων [και με μηδενική διατήρηση δεδομένων]. Η υπηρεσία επιστρέφει το κείμενο του φακέλου (ονόματα, διεύθυνση, αποστολέας) και δεν λαμβάνει τη λίστα πελατών του παρόχου· η αντιστοίχιση με τη θυρίδα γίνεται στους δικούς μας διακομιστές.

Η πρόταση της τεχνητής νοημοσύνης επιβεβαιώνεται πάντα από άνθρωπο (το προσωπικό του παρόχου) πριν ενημερωθεί οποιοσδήποτε. Δεν λαμβάνεται καμία απόφαση με έννομα αποτελέσματα αποκλειστικά με αυτοματοποιημένα μέσα.

8. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα

Κρυπτογραφημένη σύνδεση (HTTPS) παντού· κωδικοί και κωδικοί σύνδεσης συσκευών αποθηκεύονται μόνο ως κρυπτογραφικές συνόψεις· κρυπτογραφημένες συνεδρίες· διαχωρισμός δεδομένων ανά πάροχο που ελέγχεται με αυτόματες δοκιμές σε κάθε αλλαγή του λογισμικού· πρόσβαση στους διακομιστές μόνο από συγκεκριμένα πρόσωπα με κλειδιά· κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας κάθε τέσσερις ώρες· φιλοξενία και επεξεργασία μέσα στην ΕΕ. Σε περίπτωση παραβίασης που ενέχει κίνδυνο για εσάς, θα ενημερώσουμε την αρχή και τους παρόχους που επηρεάζονται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, και εντός 72 ωρών όπου απαιτείται.

9. Τα δικαιώματά σας

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού της επεξεργασίας, φορητότητας και εναντίωσης, καθώς και ανάκλησης συγκατάθεσης όπου η επεξεργασία βασίζεται σε αυτή. Υποβάλετε το αίτημά σας από τη σελίδα Επικοινωνία· μπορεί να σας ζητήσουμε να επιβεβαιώσετε την ταυτότητά σας. Αν θεωρείτε ότι παραβιάζουμε τη νομοθεσία, μπορείτε να προσφύγετε στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Λ. Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα, www.dpa.gr).

10. Αλλαγές

Όταν αλλάζουμε την πολιτική, αλλάζουμε την ημερομηνία και την έκδοση στην κορυφή. Για ουσιώδεις αλλαγές ενημερώνουμε τους διαχειριστές των παρόχων με email τουλάχιστον 30 ημέρες πριν.